Cómo entregar un proyecto en tiempo y coste

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En el post anterior mencioné una alternativa diferente para entregar los proyectos en tiempo y coste.

Ahora voy a tratar de explicar en qué consiste de la forma más sencilla posible.

I. Las tres variables del proyecto

En todos los proyectos hay 3 elementos fundamentales:

• La fecha de entrega
• El conjunto de funcionalidades
• Los recursos necesarios para ejecutar el proyecto

II. El enfoque tradicional

Hasta ahora, en casi todos los proyectos se ha seguido el procedimiento tradicional, que pasa por fijar la funcionalidad y dejar que el equipo técnico (interno o externo) se pelee con las otras dos variables: fecha y recursos.

III. El resultado

El resultado final de esta forma de actuar suele ser el que sigue:

A. Los proyectos se retrasan (la opción más común)

B. Los recursos superan los inicialmente previstos

Es evidente que ninguna de las dos opciones resulta satisfactoria. Lo más usual es que los proyectos se retrasen, y que casi todas las previsiones iniciales acaben en la papelera, incluido, por supuesto, el documento de especificaciones.

Lo peor de todo es que habremos malgastado tiempo y esfuerzo tratando de ajustarnos a un plan que no tenía futuro.

IV. El problema está en la pregunta

Como tantas otras veces ocurre, el problema no está en la respuesta. El problema es la pregunta.

La pregunta no es: ¿Cómo se hace todo esto en plazo y tiempo?

La pregunta adecuada es la siguiente: ¿Cómo hacemos un proyecto que sirva a mis objetivos de negocio y que pueda entregar en fecha ajustándome a los recursos planificados?

V. El nuevo método

El método que propongo -y que nosotros ya estamos utilizando- pasa por aceptar que el proyecto es un objetivo en movimiento constante. No tiene sentido malgastar esfuerzos intentando fijar la funcionalidad porque la funcionalidad va a cambiar conforme el proyecto avanza.

Por eso, la clave está en:

• Determinar nuestro objetivo: qué proyecto necesitamos para mejorar nuestro negocio
• Fijar el plazo: cuándo lo necesitamos. Esta variable sigue siendo crítica, porque no sirve de nada llegar tarde al mercado.
• Analizar los recursos disponibles.
• Determinar qué es lo que podemos hacer con esos recursos para esa fecha. Tendremos que asumir que bastantes de nuestros presupuestos irán cambiando a medida que descubramos cosas nuevas sobre el proyecto y conozcamos mejor el mercado. Lo importante es gestionar esos cambios necesarios con agilidad.
• Asignar y reasignar prioridades para “atacar” primero aquellas funcionalidades que realmente son esenciales para el negocio.

De esta forma, al llegar al plazo de entrega habremos construido el mejor proyecto posible, con los recursos de los que disponemos, y  con las funcionalidades esenciales para nuestro negocio.